Cómo preparar una reunión con ayuda de la IA

Antes: el objetivo primero

Una reunión sin objetivo escrito acaba siendo una conversación. El objetivo se escribe en una frase que empieza por un verbo y termina en algo comprobable: «que aprueben el presupuesto de octubre», «que acordemos quién se encarga del traspaso». Si no te sale la frase, la reunión probablemente no hacía falta.

Con esa frase en la mano, cuatro encargos que funcionan:

• Las tres objeciones más probables de quien está enfrente, con una respuesta corta para cada una.
• Un guion de cinco puntos con tiempos, para que no se coma todo el primero.
• Las preguntas que deberías hacer tú y no se te van a ocurrir en caliente.
• La versión de dos minutos de tu propuesta, por si el tiempo se reduce.

Durante: no delegues esto

Toma notas tú, aunque sean feas. Lo que la IA hace bien después es ordenar notas malas; lo que no puede hacer es saber qué frase cambió el tono de la sala. Apunta acuerdos y nombres, y marca con una señal lo que sea una decisión.

Después: el acta que se lee

Pega tus notas y pide un acta con tres bloques: decisiones tomadas, tareas con responsable y fecha, y temas pendientes. Nada más. Un acta con resumen narrativo de la conversación no la lee nadie, y por eso los acuerdos se olvidan.

Antes de enviarla, comprueba dos cosas que la IA no puede saber: que cada tarea tenga un nombre propio detrás y que no hayas convertido en acuerdo algo que solo fue un comentario.

La trampa del acta perfecta

Un acta bien redactada da la sensación de que todo quedó claro. Si en la reunión no se decidió quién hace qué, el acta más bonita del mundo no lo va a arreglar: escribe «sin responsable asignado» y que se vea.

La preparación no es hacer más diapositivas: es saber qué quieres que pase y qué te van a contestar.