Comment préparer une réunion avec l’IA

Avant : l’objectif d’abord

Une réunion sans objectif écrit devient une conversation. L’objectif tient en une phrase qui commence par un verbe et finit sur quelque chose de vérifiable : « faire valider le budget d’octobre », « décider qui reprend le dossier ». Si la phrase ne vient pas, la réunion n’était sans doute pas nécessaire.

Avec cette phrase en main, quatre demandes qui marchent :

• Les trois objections les plus probables d’en face, avec une réponse courte à chacune.
• Un déroulé en cinq points avec des durées, pour que le premier point ne mange pas tout.
• Les questions que tu devrais poser et qui ne te viendront pas sur le moment.
• La version en deux minutes de ta proposition, au cas où le créneau se réduise.

Pendant : ne délègue pas ça

Prends tes notes toi-même, même moches. Ce que l’IA fait bien ensuite, c’est ranger des notes mauvaises ; ce qu’elle ne peut pas faire, c’est savoir quelle phrase a changé l’ambiance. Note les décisions et les noms, et marque ce qui est une décision.

Après : un compte rendu qui se lit

Colle tes notes et demande un compte rendu en trois blocs : décisions prises, tâches avec responsable et date, points en suspens. Rien d’autre. Personne ne lit un récit de la conversation, et c’est exactement pour ça que les accords s’oublient.

Avant d’envoyer, vérifie deux choses que l’IA ne peut pas savoir : que chaque tâche a un vrai nom derrière, et que tu n’as pas transformé une remarque en accord.

Le piège du compte rendu parfait

Un compte rendu bien rédigé donne l’impression que tout était clair. Si la réunion n’a pas décidé qui fait quoi, le plus beau document du monde n’y changera rien : écris « aucun responsable désigné » et que ça se voie.

Préparer, ce n’est pas faire plus de diapositives : c’est savoir ce que tu veux obtenir et ce qu’on va te répondre.